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III- LA REALISATION DE LA MISSION
Après avoir effectué la préparation, la mission doit être réalisée.
Au préalable, la démarche à observer est examinée dans un premier chapitre.
La première étape de la mission consiste à collecter des documents et informations, comptables et extra-comptables. Les documents et informations nécessaires sont traités dans un deuxième chapitre.
La deuxième phase réside dans le contrôle des comptes et l’évaluation des différents postes qui sont exposés dans un troisième chapitre.
Une fois ces travaux accomplis, les retraitements à effectuer aux tirages comptables doivent être matérialisés. Cette mise en forme est réalisée par des feuilles de travail adaptées évoquées dans un quatrième chapitre.
Ensuite, les tableaux de détail et de synthèse peuvent être élaborés. Le compte de résultat et la situation active-passive sont traités dans un cinquième chapitre.
Enfin, il est nécessaire de rendre compte à l’administrateur judiciaire des travaux effectués et résultats obtenus. Le compte-rendu à l’administrateur judiciaire est examiné dans un sixième chapitre.
3.1 - La démarche à observer
La démarche à observer découle des contraintes des deux interlocuteurs de l’expert-comptable.
En effet, il est nécessaire de prendre en compte les contraintes de délais, très brefs, de l’administrateur judiciaire. A l’inverse, l’entreprise sollicite bien souvent des délais « relativement longs » pour pouvoir élaborer les éléments nécessaires. Surtout pour la première situation périodique, la mise en place de la nouvelle organisation comptable provoque, bien souvent, un retard dans les travaux comptables courants.
Il est donc nécessaire que les contraintes de délais de l’entreprise puissent se rapprocher de celles de l’administrateur judiciaire.
L’expert-comptable joue donc un rôle de médiateur et informe « ses clients ». C’est pourquoi, il effectue une demande de documents et informations, organise une réunion de travail dans l’entreprise et informe les dirigeants sur les résultats obtenus.
3.1.1 - La demande de documents et informations
La demande de documents et informations doit se faire d’abord par entretien téléphonique puis par télécopie.
3.1.1.1 - L’entretien téléphonique
L’entretien téléphonique permet de prendre connaissance du contexte actuel de l’entreprise. Aussi, dans les petites entreprises, il est nécessaire de s’adresser directement au dirigeant, même en présence de personnel administratif et comptable, afin de ménager les susceptibilités de « l’homme orchestre ».
Lors de cet entretien, l’état d’avancement de la comptabilité est évoqué en détail. De plus, l’expert-comptable explique la préparation des documents extra-comptables nécessaires et en évalue les délais.
Au terme de cet entretien, le contexte peut être soit favorable, soit défavorable. Dans le premier cas, une entente sur les délais peut être trouvée avec l’entreprise après information et accord de l’administrateur judiciaire. Dans le second cas, l’expert-comptable doit faire intervenir l’administrateur judiciaire pour l’obtention des éléments nécessaires.
Par ailleurs, cet entretien permet de prendre rendez-vous pour une réunion de travail dans l’entreprise.
3.1.1.2 - La télécopie
L’objectif de la télécopie est de confirmer l’entretien téléphonique. Elle mentionne le rendez-vous fixé et la liste des documents qu’il convient que l’entreprise mette à disposition.
Elle est adressée en copie à l’administrateur judiciaire pour l’informer du déroulement de la mission.
La réunion de travail se tient donc quelques jours plus tard.
3.1.2 - La réunion de travail
Tout d’abord, cette réunion est essentielle pour procéder à la collecte des documents demandés et vérifier leur exhaustivité.
En outre, l’examen des comptes doit être réalisé lors de cette réunion afin d’obtenir, le cas échéant, des informations et documents complémentaires. Par exemple, l’expert-comptable peut vérifier le chiffre d’affaires facturé avec les bons de livraison pour en apprécier la réalité et l’imputation sur la bonne période. De plus, cette réunion permet de s’entretenir du contexte d’activité de la période observée. Ces informations sont utiles pour apprécier les résultats obtenus. Par exemple, toute période d’inactivité des salariés a une incidence sur le chiffre d’affaires réalisé.
Après avoir établi la situation périodique, l’expert-comptable doit informer les dirigeants des résultats obtenus.
3.1.3 - L’information des dirigeants sur les résultats obtenus
Avant de communiquer la situation périodique à l’administrateur judiciaire, il convient d’en transmettre le projet aux dirigeants de l’entreprise. En effet, l’avis des dirigeants permet de valider les chiffres retenus. Mais, dans bien des cas, cet avis critique du dirigeant est inexistant.
Par ailleurs, cette transmission du projet permet d’éviter des désaccords entre les dirigeants et l’administrateur judiciaire ou le tribunal sur les résultats obtenus.
En définitive, le dialogue avec les dirigeants peut mettre en évidence une anomalie dans un document ou information transmis par son service administratif et comptable.
3.2 - Les documents et informations nécessaires
Les documents et informations à demander dépendent de la présentation du compte de résultat à établir. Cette présentation résulte elle-même de celle des prévisions d’exploitation établies à l’ouverture de la procédure dans une perspective de comparaison.
Dans certains cas, cette présentation est conforme à celle prévue par le plan comptable général.
Dans d’autres cas et pour des besoins d’analyse, il est nécessaire de présenter un compte de résultat de « gestion ». Pour ce faire, des documents et informations complémentaires doivent être obtenus.
3.2.1 - Cas général
Pour établir la situation périodique, l’expert-comptable collecte des éditions comptables, des documents comptables ainsi que des informations et documents extra-comptables.
3.2.1.1 - Editions comptables
Les tirages comptables à obtenir sont ceux habituellement utilisés pour l’établissement d’une situation intermédiaire dans une entreprise « in bonis », à savoir la balance et le grand-livre. Ils doivent être édités de manière détaillée depuis le jugement d’ouverture jusqu’à la date de l’arrêté de la situation périodique. Une vérification des cumuls retenus lors de l’arrêté de la précédente situation périodique est nécessaire. En effet, en l’absence de validation des journaux comptables, des opérations peuvent être saisies postérieurement à la date d’arrêté précédente mais à une date antérieure. Dans ce cas, après un examen détaillé des variations, ces montants sont portés en régularisation de la période précédente.
En outre, ces tirages doivent faire abstraction de toutes écritures d’inventaire liées à la précédente situation périodique. Si tel n’est pas le cas, il est nécessaire de procéder à une annulation de ces écritures.
De plus, un premier contrôle peut être réalisé sur ces éditions comptables. L’égalité entre le cumul des mouvements et soldes, débit et crédit, doit être vérifiée. En effet, certains logiciels laissent apparaître des cumuls déséquilibrés. En conséquence, des traitements informatiques appropriés sont nécessaires.
Par ailleurs, des documents comptables doivent être collectés.
3.2.1.2 - Documents comptables
Il s’agit en fait d’obtenir tous documents comptables, internes ou externes, permettant de justifier les comptes. En effet, l’expert-comptable doit s’assurer de la correcte comptabilisation et de la réalité des soldes.
En règle générale, ces documents sont les suivants : · Etat de rapprochement et extrait bancaire justifiant le solde · Le cas échéant, relevé de compte de la société d’affacturage, · Le cas échéant, relevé de compte Dailly ou/et effets escomptés, · Feuilles de paie et déclarations de charges sociales, · Déclarations de TVA.
De plus, des informations et documents extra-comptables sont nécessaires.
3.2.1.3 - Informations et documents extra-comptables
Ces éléments permettent d’appréhender la réalité économique de la situation. En effet, une situation ne peut être arrêtée sans prendre en compte, notamment, la valorisation des stocks et l’imputation des charges et produits dans la bonne période.
Concernant les stocks, la valorisation peut être retenue sur la base d’un inventaire permanent à condition qu’il soit validé par un inventaire physique partiel périodique. De plus, les éléments significatifs doivent faire l’objet de contrôles par sondage. Un inventaire physique précis n’est pas nécessaire à chaque fin de période mais plutôt un ordre de grandeur tolérant une marge d’erreur. Si l’outil informatique ne permet pas de disposer de tels éléments, l’entreprise doit procéder à une évaluation par tous moyens.
Dans les deux cas, un examen comparé des chiffres clés (production, achats consommés et marge) est nécessaire.
Concernant l’imputation des charges et des produits, l’entreprise doit procéder à une première recherche des opérations ponctuelles en cours à la date d’arrêté de la situation périodique. A cet effet, le service administratif et comptable recense et valorise les livraisons, clients et fournisseurs, non facturées ainsi que celles facturées d’avance. Néanmoins, l’expert-comptable effectue des sondages complémentaires et examine, dans la mesure du possible, le dénouement de ces opérations.
De plus, pour établir des comptes de résultat de gestion, des informations complémentaires sont nécessaires.
3.2.2 - « Compte de résultat de gestion »
Le compte de résultat de gestion est une décomposition globale et/ou détaillée d’un ou plusieurs postes du compte de résultat traditionnel de manière à obtenir des informations judicieuses.
3.2.2.1 - Analyse globale
L’administrateur judiciaire souhaite, bien souvent, obtenir un compte de résultat différent de la classification traditionnelle des produits et charges d’exploitation, financières et exceptionnelles.
En effet, la classification peut être orientée sur : · Les soldes intermédiaires de gestion, · La variabilité des charges (charges variables/charges fixes) afin d’examiner le seuil de rentabilité, · L’affectation des charges (charges directes/charges indirectes) pour mettre en évidence la marge sur coût direct.
La première ne pose aucune difficulté dans la mesure où elle ne nécessite qu’un reclassement du compte de résultat traditionnel.
En revanche, pour les deux dernières, des difficultés peuvent être rencontrées dans la ventilation des charges externes et la masse salariale.
En effet, un même compte de charges externes peut regrouper des charges d’affectation différente. Dans ce cas, lors de la mise en place de l’organisation comptable, deux comptes distincts doivent être créés pour éviter tout retraitement manuel fastidieux.
Pour la masse salariale, la mise en place de regroupement par section ou catégorie permet de distinguer les deux affectations. Cependant, ces ventilations doivent faire l’objet d’un contrôle par rapport à la comptabilité générale.
En outre, une analyse plus détaillée de plusieurs postes du compte de résultat peut être nécessaire.
3.2.2.2 - Analyse détaillée
Une analyse par chantier, affaire, site ou activité met en évidence la formation du résultat global de l’entreprise. C’est pourquoi, l’administrateur judiciaire peut demander, dans la mesure du possible, cette analyse détaillée pour les postes composant la marge sur coût direct ou marge sur coût variable.
Ce niveau de détail ne peut être obtenu qu’à partir d’une comptabilité de gestion. En effet, il n’est pas possible de ventiler, de manière extra-comptable, un nombre important d’opérations. Le volume est à considérer tant sur le plan du nombre de ventilations que du nombre d’écritures. Par ailleurs, la disponibilité du service administratif et comptable est déterminante pour effectuer ces travaux. Cette tâche informatique ou manuelle doit être réalisée par les services internes de l’entreprise.
De surcroît, en raison des délais impartis, l’expert-comptable ne peut effectuer une quelconque vérification préalable des affectations. Seule une incohérence des résultats obtenus permet de détecter une défaillance de celles-ci.
Par ailleurs, cette analyse détaillée nécessite, pour chaque poste, un contrôle par rapport à la comptabilité générale.
L’expert-comptable procède, au préalable, au contrôle des comptes et à l’évaluation des différents postes.
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